Internes Audit ISO 9001 – Zielaspekte im Unternehmen

Wofür ist ein internes Audits in Ihrem Unternehmen bekannt? Falls Ihre Antwort lautet „als Pflicht“, dann sind Sie in bester Gesellschaft. Die Organisation muss mittels interner Audits die Erfüllung der jeweiligen Regelwerke (z.B. die Konformität mit der DIN EN ISO 9001) nachweisen. Und dies Jahr für Jahr. Deshalb verkommen so manche internen Audits „zu einer Veranstaltung zur Wegarbeitung des Zweifels“. Ein Internes Audit kann jedoch auch „die Kür“ abbilden und Impulse für die Anwendung des Managementsystems bringen. Um dies zu erreichen, müssten die internen Audits auf die Zielaspekte im Unternehmen ausgerichtet werden. Das Werkzeug dazu existiert bereits. Es nennt sich „Auditprogramm“. Lesen Sie auf den folgenden beiden Seiten, wie Sie ein internes Audit neu aufsetzen und damit ggf. zusätzlichen wirtschaftlichen Nutzen realisieren können.

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Welcher Aufwand wird in ein internes Audit ISO 9001 investiert?

Laut der letzten Umfrage der ISO (Survey 2011) existieren in Deutschland 49.450 zertifizierte Managementsysteme nach DIN EN ISO 9001. Nehmen wir an, je Organisation fällt im Durchschnitt ein interner Auditaufwand von 3,0 AT * 2 Auditoren im Jahr an. Diese Annahme ergäbe einen Auditaufwand von 296.700 Tagen. Bewertet mit 50 EUR/Std. kostet die Durchführung der Systemaudits zum Nachweis der Konformität mit der DIN EN ISO 9001 die Organisationen ca. 120 Mio. EUR. Diese Summe nur für die  Konformitätsbewertung auszugeben wäre Verschwendung. Deshalb sollten Sie die Audits strategisch nutzen.

Was bedeutet strategieorientiertes auditieren?

Eine fiktive Organisation setzt Schwerpunkte in der Auditplanung, aufbauend auf den Ergebnissen vorhergehender Audits und der Managementbewertung. Der QMB reduziert den Umfang der Auditierung des Prozesses „Wartung“, zu Gunsten des Prozesses der „Personalentwicklung“. Der Grund dafür ist die steigende Anzahl von Reklamationen, die durch mangelhafte Qualifikation verursacht wurden. Klingt eigentlich logisch, doch leider ist es immer noch so, dass ein internes Audit gegen den Sägezahneffekt nur als „Generalprobe“ der externen Audits empfunden und genutzt werden.

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Dies ist Verschwendung, da die Organisation so das Verbesserungspotenzial des Audits als Beitrag zum Unternehmenserfolg nicht ausschöpft. Ein internes Audit ISO 9001 sollte deshalb die Zielaspekte im Unternehmen berücksichtigen, indem aus den Unternehmens- und Prozesszielen die Auditziele abgeleitet werden (je Prozess und Audit individuell). Auf der Basis der Auditziele kann dann die „Auditroute“ durch den Prozess/die Prozesskette individuell festgelegt werden.

Auditieren Sie bedeutsame Prozesse ausgeprägter

Die grundlegenden Hinweise zur Umsetzung der internen Audits ISO 9001 finden Sie in der DIN EN ISO 9001. Da diese jedoch sehr rudimentär gehalten sind, sollten Sie sich auch an der DIN EN ISO 19011 orientieren. Dieser Leitfaden enthält eine Menge an praktischen Detailwissen zur Planung und Durchführung Ihrer Audits. Grundsätzlich gilt: Wie alle Audits, erfordern auch Audits zur Unterstützung der Unternehmensstrategie, Aufwand. Deshalb sollte gut überlegt werden, welche Audits sinnvoll sind. Hilfe bei dieser Überlegung gibt Ihnen die oben dargestellte Matrix. Mit dieser Matrix arbeiten Sie heraus, welche Prozesse den größten Einfluss auf die erfolgreiche Realisierung der Qualitätsziele aufweisen. Aus Sicht der DIN EN ISO 9001 sind diese Prozesse, aufgrund deren höherer Bedeutung, häufiger bzw. umfangreicher zu auditieren. Mittels Auditprogramm (z.B. einem Auditjahresplan) können Sie diese Festlegungen planvoll und organisiert umsetzen.

AUSBILDUNG: Wie Sie Audits professionell und effektiv planen, durchführen und nachbereiten erfahren Sie in der
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Diese Schritte sollten Sie bei der Umsetzung berücksichtigen

Wie bei allen Audits, gibt der Auditauftraggeber (bei internes Audit ISO 9001 die Oberste Leitung) den Startschuss, indem Sie die Audits durch Freigabe des Auditprogramms in Auftrag gibt. Auditziele der einzelnen Audits ableiten. Das detaillierte Auditziel gibt dem Audit den tieferen Sinn! Deshalb sollten nun aus jährlichen Qualitätszielen für jedes Audit individuelle Auditziele abgeleitet und konkretisiert werden. Das Qualitätsziel „Durchlaufzeiten reduzieren“ kann, wie die Tabelle dies darstellt, auf die einzelnen Audits abgeleitet werden. Für das Prozessaudit „Fertigung, Montage und Versand“ lautet das abgeleitete Auditziel „Liege- und
Wartezeiten identifizieren und reduzieren, Wege vereinfachen und verkürzen“.

Audits planen und vorbereiten

Nachdem die Prozesse und Auditdetailziele bekannt sind, müssen nun qualifizierte Auditoren-Teams festgelegt werden. Bei Einteilung in Lead- und Co-Auditor, sollte der Lead-Auditor als Generalist, Profi in der Auditdurchführung sein und der Co-Auditor Expertenwissen in den zu auditierenden Prozessen mitbringen. Der zu erstellende Auditplan sollte mindestens Angaben zu den Prozessen, zu den Prozessverantwortlichen, Auditoren, der Zeitdauer, dem Ort und die Bezüge zu den relevanten Normvorgaben enthalten. Die Auditoren müssen nun mit den Prozessverantwortlichen die relevanten Dokumente (Auditkriterien) als Grundlage für das Audit identifizieren:

• QMH, Q-Politik, Q-Ziele,
• Prozessbeschreibungen
• Arbeits- und Prüfanweisungen,
• Checklisten,
• Kennzahlen, …

Zur Erstellung einer strategieorientierten Checkliste ist diese Dokumentation aus Sicht der Auditziele zu lesen und zu kommentieren. Die Checkliste für Prozessaudits besteht aus drei Teilen:

1. Teil: Fragen zum Prozess-Umfeld (Basisfragen, relativ gleich)
2. Teil: Strategiespezifische Fragen (individuell erarbeitet, je Audit und Auditziel)
3. Teil: Fragen zur Ermittlung der Normkonformität, z.B. DIN EN ISO 9001 (statisch, immer gleich).

 Je nach Unternehmenskultur kann diese Checkliste vor dem Audit mit den Prozessverantwortlichen abgestimmt werden.

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Audits durchführen

Nach dem Eröffnungsgespräch wird das „Bild“, welches sich aus der Dokumentation ableiten ließ, stichprobenartig anhand von konkreten Beispielen vor Ort mit den Betroffenen überprüft. Regel: Dem „strategischen“ Einstieg in das Audit (z.B. durch Hinterfragen der Ziele) folgt der Hauptteil mit der dreigeteilten Fragensystematik und am Schluss der Audits erfolgt wiederum der strategische Ausstieg (z.B. durch die Frage: Was soll/wird in einem Jahr anders sein?). Im Audit sollten die Regeln einer auditförderlichen Kommunikation beachtet werden, indem z.B. offene Fragen gestellt werden, um möglichst viele Informationen zu erhalten. Geschlossene Fragen sind nur dann sinnvoll, um eine Entscheidung (z.B. erforderliche Verbesserungsmaßnahmen) zu treffen.

Audits bewerten, Bericht erstellen und Nutzen ermitteln

Zum Abschluss internes Audit ISO 9001 gilt es Feststellungen zu treffen, wobei die Bewertung der Fragen stets offen und den Auditierten bekannt sein sollte:

• Positive Beobachtungen (= Stärke),
• Schwerwiegende bzw. kritische Abweichung (= Schwachpunkt),
• Geringfügige Abweichung (= Trainingspunkt),
• Verbesserungspotenziale (= Chance).

Auditoren sind konsequent in Würdigung von Stärken und dem Festlegen von Verbesserungspotenzialen. Nur erkannte Verbesserungspotenziale bringen dem Unternehmen langfristigen Nutzen!

Wirksamkeit der Auditfolgemaßnahmen prüfen

Die Durchführung von Auditfolgemaßnahmen nach dem Audit muss über wacht und anhand von ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) auf deren Veränderungseffekt in Hinsicht der Unterstützung.

Ihr Reinhold Kaim (QMB)Siehst du?

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